Indépendants et sociétés : les frais déductibles fiscalement

Être à la tête d’une entreprise ou d’un business induit forcément de nombreuses dépenses financières.

Heureusement, il est possible de déduire fiscalement certaines dépenses professionnelles spécifiques. Celles-ci sont comptabilisées comme des frais professionnels, ce qui entraîne donc une diminution du revenu imposable.

Mais quelles sont concrètement les charges déductibles en fiscalité disponibles pour les professionnels, les propriétaires d’entreprises et les entrepreneurs ? FXT Compta vous explique tout dans cet article !

Frais déductibles : les conditions 

Attention, pour être approuvée, chaque dépense doit répondre à quatre critères spécifiques (selon L’article 49 du Code d’Impôt sur les Revenus 1992) :

• Les dépenses doivent être directement liées au travail et ne peuvent pas être de nature personnelle
• Les dépenses sont nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise
• Les dépenses ont été effectuées au cours de l’année où vous désirez les déduire fiscalement
• Enfin, toutes les dépenses doivent être correctement documentées à l’aide d’une facture, d’un reçu, d’une note de frais et d’un talon de TVA pour justification

Si votre dépense ne respecte pas l’un de ces critères, il ne vous sera pas possible de la déduire fiscalement en toute légalité.

Les frais totalement déductibles

Certains frais sont à 100% déductibles de vos impôts. Passons les principaux en revue.

Les frais généraux liés à l’équipement et au bon fonctionnement de votre activité 

Bonne nouvelle : tous ces frais peuvent être entièrement déduits.

Cela concerne d’une part le matériel de bureau et les machines utilisées dans le cadre de l’activité de la société. De même, si certains types de vêtement ou tenues de protection sont également indispensables à votre profession, ceux-ci sont aussi considérés comme frais professionnels.

Le chauffage, l’électricité, l’eau, la connexion internet, le téléphone fixe, les impressions, ou encore les logiciels professionnels comme les anti-virus sont également concernés.

Les crédits 

Sont  aussi  visés  les crédits (hypothécaires ou non). Si vous obtenez un crédit pour l’achat d’un bâtiment, de mobilier ou même d’une nouvelle photocopieuse, vous serez en mesure de déduire de vos revenus les échéances des crédits. De même, en cas de location d’un bureau ou d’un espace de travail, il est possible de déduire la totalité du montant de la location. Cela s’applique également pour des salles de réunion louées pour les rencontres avec vos clients par exemple.

Tous les frais liés à votre bureau si celui-ci ne fait pas partie de votre habitation privées sont donc 100% déductibles.

Les frais de publicité 

Vos divers frais de publicité sont entièrement déductibles fiscalement s’ils respectent 3 critères. Tout d’abord, ils doivent posséder une faible valeur pour leur bénéficiaire. Ensuite, ils doivent être destinés à une très large diffusion. Enfin, ils doivent arborer de manière lisible et apparente le nom de l’entreprise.

Par ailleurs, les frais d’envois et timbres sont aussi déductibles à 100%.

Les cotisations sociales trimestrielles, autres assurances et honoraires de tiers 

Les cotisations de sécurité sociale servent à garantir la protection de vos droits sociaux (la pension, les allocations ou un remboursement en cas de maladie et de frais médicaux, les allocations en cas de faillite,…). Celles-ci sont calculées sur base de vos revenus et sont payées à un organisme de cotisation sociale trimestriellement via une affiliation.

Les primes payées à un la caisse sociale sont considérées comme des frais professionnels et sont donc entièrement déductibles fiscalement.

Les frais de comptabilité, les assurances professionnelles (comme l’assurance revenu garanti), et les honoraires facturés par un expert-comptable, un avocat ou un juriste, sont aussi 100% déductibles s’ils sont bien liés à votre activité professionnelle.

Les frais partiellement déductibles

Vous pouvez également déduire de façon partielle certaines charges de vos impôts.

Ce qui concerne les véhicules

La réglementation en matière de déduction fiscale et de véhicule est un peu plus compliquée.

De manière générale, la déduction des frais de voiture va d’un minimum de 50 % à un maximum de 100 %. Sachez notamment que les voitures hybrides et les voitures électriques sont par exemple déductibles à 100 % à certaines conditions.

Depuis le 1er janvier 2020, cette formule peut être utilisée pour le calcul du pourcentage de déductibilité de votre véhicule : 120% – (0,5 % x [coefficient de carburant] x CO2/km).

Après avoir calculé votre coefficient de déductibilité, vous pourrez l’appliquer sur diverses dépenses. Concrètement, voici les coûts concernés :

• Premièrement, le paiement d’achat ou de leasing périodiques. Cela concerne le prix couvrant l’achat de véhicule et/ou l’utilisation de la voiture en elle-même
• Les divers coûts de réparation, d’entretien, de carwash, de parking ainsi que les assurances de la voiture sont déductibles au même niveau que le véhicule
• Le carburant ou encore les services de dépannage sont également concernés

Ainsi, par exemple, si votre véhicule est déductible à 75%, les frais qui y sont liés comme le carburant seront également déductibles à hauteur de 75%.

Enfin, la TVA, c’est à dire la taxe sur la valeur ajoutée, peut être déduite à hauteur de 50 % pour les frais d’une voiture utilisée uniquement à des fins professionnels

Gardez en tête que les règles concernant la déduction fiscale et les véhicules sont en constante évolution, alors n’hésitez pas à bien vous renseigner si cela vous concerne !

La pension libre complémentaire

Pour les indépendants, il est souvent conseillé de se constituer un fonds de retraite, en plus de la pension légale. La pension libre complémentaire est donc une pension que l’on peut souscrire pour obtenir un revenu complémentaire en plus de la pension légale. Cela s’applique à partir de l’âge de 18 ans minium, jusqu’à l’âge légal de la retraite ou même plus si vous continuez à payer des cotisations sociales.

Le montant de ces primes payées peut donc être déduit en tant que frais professionnels.

Les frais de restaurants 

Les frais de restaurants, effectués tant en semaine qu’en weekend, s’ils sont de nature professionnelle, sont déductibles à hauteur de 69 %. Cela concerne par exemple les repas avec vos salariés, vos clients, vos fournisseurs, …

Ainsi, quand vous vous rendez au restaurant, n’oubliez pas de conserver vos notes et le maximum d’informations (le nombre de personnes présentes ainsi que leur nom…) afin de posséder des documents justificatifs et de pouvoir établir le caractère professionnel de ces dépenses en cas de contrôle.

Les cadeaux d’affaires

Les cadeaux d’affaires, tant qu’ils n’excèdent pas un montant de plus de 50 euros, sont déductibles à 50 % de vos impôts.

Les frais non-déductibles 

Les frais mentionnés dans cet articles constituent une liste non-exhaustive. En général, ces dépenses déductibles sont déduites à hauteur de leur montant réel.

Gardez également en tête que certains frais ne sont pas déductibles de vos impôts.

Par exemple, les amendes pour infractions routières (les pv pour excès de vitesses, et tous les autres types d’infractions) ne seront jamais déductibles. De même, les vêtements non spécifiques (comme un costume-cravate) constituent également des charges non déductibles fiscalement.

Enfin, si vous travaillez de chez vous, ou si votre voiture de société est aussi votre véhicule privé, il vous faudra calculer le ratio entre les deux. Vous serez donc en mesure de déduire une partie de vos frais dans tous les cas. Ce sont des réels avantages !

N’hésitez pas à nous contacter en cas de questions !